mononoこんにちは！地方で事務職として働くmononoです
「一般事務ってよく聞くけど、実際どういう仕事をしているの？」と思っている方は多いと思います。
今回はそういった方に向けて、事務職（一般事務）歴５年目の私が一般事務の仕事内容や、一般事務で働いている人に求められることについて解説します！
私自身が普段実際に行っている業務や、働いてみて感じたことを中心に紹介していくのでリアルな情報を知りたい方におすすめです！
- 一般事務への就職/転職を考えている人
- 一般事務に求められる能力・スキルを知りたい人
- 事務として働いてるリアルな声を知りたい人
一般事務の仕事内容とは？
まずは一般事務の仕事内容について紹介します。
会社によって又は時期によっても変わってきますが、今回はメインで行っている業務を７つあげました。
- データ入力
- 書類作成/整理
- 電話・メール対応
- 備品・消耗品の管理/発注
- 郵便物の受け取り/仕分け/発送
- 来客対応
- 社内の清掃
詳しく解説していきます ↓
① データ入力
まず一般事務の仕事といえば、１番に出てくるのがデータ入力！
顧客情報や、顧客からの注文内容などをExcelやWordといったソフトウェアを使って入力します。
また、入力したデータはしっかり見直しをし、間違いがないか確認までします。
monono基本的にシンプルな作業だけど、間違いなく入力することが求められるよ！
データ入力で大事なこと
- 正確性 : ミスなくデータを入力すること
- 効率性 : 時間内に終わるよう迅速に作業を進めること
- 情報管理 : 入力したデータの管理やバックアップを怠らないこと
② 書類作成/整理
書類作成には、見積書や請求書、会議の資料、顧客への案内文書など、さまざまな種類があります。
これらの書類は、会社の内外で使用されるため、多くの人に伝わるような内容で正確かつ分かりやすく作成することが求められます。
monono特に、見積書や請求書は金銭のやり取りに直接関わるため、細心の注意が必要！
書類作成もWordやEcxelがメインで、書き方のテンプレートも決まっていることが多いという印象です。
また社内で使用する資料は、必要なときにスムーズに取り出せるように、用途別や日付別などに分類をして保管することが必要です。
③ 電話・メール対応
顧客や取引先からの電話やメールに対応することも一般事務の重要な業務。
会社の顔としてお客様や取引先と接するため、良いイメージを与えられるように丁寧な言葉遣いが大切です！
monono声の大きさやトーンによって相手への印象が決まるので、顔が見えないからといって油断は×
電話対応の流れ
- 電話を取る : 会社名と自分の名前を名乗る。
- 相手の確認 : 名前と会社名を確認。
- 用件を聞く : 相手の用件を聞き取り、必要な情報をメモ。
- 担当者が不在の場合 : その旨を伝え、伝言を残すか別の対応を提案する。
- 電話を切る際 : 感謝の意を伝え、丁寧にお礼を言ってから切る。
④ 備品・消耗品の管理/発注
社内にある備品や消耗品の在庫状態を把握し、必要に応じて業者に発注する業務もあります。
事務用品（文房具やコピー機のインクカートリッジ・用紙など）は会社の皆が使用し、なくてはならないものなので在庫不足にならないように、適切に管理することが肝心です！
⑤ 郵便物の受け取り/仕分け/発送
会社に届く郵便物をポストで確認または宅配業者から受け取り、部署ごとに仕分ける作業です。
逆に、会社からの荷物の梱包や送り状の準備など発送の準備までする場合もあります。
⑥ 来客対応
会社の窓口の役割として来客への対応をすることも。
用件を聞き、担当者の元へ案内したり伝言を預かったりします。
急なお客様が来ることもあるので、慌てず来社目的をしっかり聞き取れるようにすることが重要〇
来客対応で大事なこと
- 身だしなみを整え、丁寧な言葉遣いをすること
- 相手の目的をよく聞き、適切に対応すること
monono結局は笑顔で明るく対応することが何よりも大事！
⑦ 社内の清掃
会社によっては社内の清掃を任されることもあります。
私の会社は小さい企業なので、普段の清掃はフロアごとに社員で分担しています（モップ掛けやデスク周りを拭いたりなど）。
毎日使っている部屋やデスク周りを、自分自身で綺麗にしておくことで気持ち良く働けます
一般事務に求められることとは？
次に、私が実際に働いて感じた一般事務に求められている能力やスキルについて紹介します。
細かく言えば色々あるのですが、今回は私が特に大事だと思う４つを挙げてみました。
- 基本的なパソコンスキル
- コミュニケーションスキル
- ビジネスマナー
- 根気強さ
１つずつ説明していきます。
① 基本的なパソコンスキル
事務の基本的な仕事である文書作成やデータ入力にはパソコンスキルが必要不可欠。
高度な操作スキルが求められることはほぼありませんが、ある程度はパソコンに慣れていることが大事です〇
ExcelやWordは一般的に使われているソフトウェアなので、使い方を少しでも勉強しておくとスムーズです！
② コミュニケーションスキル
働く前は事務職って一人で黙々と作業するイメージがあったんですが、いざやってみると周りの人とのコミュニケーションスキルも大事だと気づきました。
電話・来客対応はもちろんのこと、１つの大きな仕事を社員同士で協力して取り組んだり、他の部署から仕事を頼まれたりと他人とコミュニケーションを取る場面も多いです。
また、他の社員と普段から会話（雑談でも）をして信頼関係を築いておくことで、いざというときに仕事を進めやすくなります〇
monono分からないことを気軽に聞けたり、困ったときに助け合える関係性を築くことが理想的！
③ ビジネスマナー
一般事務に限ったことではありませんが、電話・メール対応、来客対応にはビジネスマナーが必要不可欠。
ビジネスマナーと言っても色々ありますが、相手に不快感を与えない身だしなみや挨拶、丁寧な常識のある言葉遣い等は基本として押さえておくべきです。
④ 根気強さ
事務職ってルーチンワークが多く、そのほとんどが単調な作業なんですよね。
１日中ひたすらパソコンに向かってデータ入力をしていることも、、、
コツコツと地道に作業することが求められるので、同じ作業をひたすら根気強く続けられるかが大事になってきます。
逆に言えば、集中力があって１つの物事に熱中して取り組めたり、コツコツと作業することが好きな人には一般事務職は向いていると思います◎
まとめ
今回は、一般事務の仕事内容や求められることについて解説しました。
仕事内容は会社によっても若干変わってくるとは思いますが、基本的にはパソコンを使う業務が中心です。
一般事務は雑務を任されることがあり、様々な仕事があるので最初は大変ですが、慣れたら安定して働くことができる職業だと思います。
一般事務だけではなく、他の職業の仕事内容についても知りたい方はこちらの記事もオススメです（外部サイト）
